Ce qui vaut la peine d’être automatisé
Une tâche mérite d’être automatisée quand elle revient souvent, qu’elle se fait toujours de la même façon, et qu’une erreur de recopie coûte cher. Quelques exemples tirés de mes projets :
- Trouver des prospects, les qualifier selon des règles et leur envoyer une courte séquence d’e-mails, comme pour Prisme Assurances.
- Publier la même information à plusieurs endroits : le programme d’un cinéma sur le site, dans la newsletter, en notification et sur Facebook, pour Quai 56.
- Relier les outils d’une équipe pour que les données passent de l’un à l’autre sans copier-coller, comme chez Kalastr.
- Croiser et nettoyer de gros volumes de données, comme pour LIDL, sous accord de confidentialité.
n8n, Make, Zapier ou du code ?
n8n est un outil d’automatisation qui relie des services entre eux par des workflows visuels. Il peut être hébergé sur vos serveurs ou utilisé via n8n Cloud, et accepte du code lorsque les blocs prédéfinis ne suffisent pas. C’est mon choix par défaut pour les automatisations d’une PME.
Make et Zapier sont plus simples à prendre en main pour une équipe non technique, mais deviennent chers quand le volume monte. Le code sur mesure se justifie quand l’automatisation est au cœur du métier : pour Quai 56, la diffusion du programme fait partie du back-office du cinéma, avec des tâches planifiées qui envoient la newsletter.
Comment je m’y prends
- J’analyse la façon dont la tâche est réalisée aujourd’hui, étape par étape, avec la personne qui s’en charge.
- Je choisis l’outil qui convient : n8n, un script, ou une fonction dans un back-office existant.
- Nous la mettons en service ensemble, sur vos données réelles, avec un volume réduit au départ.
- Je vous remets une documentation et un moyen simple d’interrompre ou de modifier l’automatisation en autonomie.
Prospection automatisée et RGPD
Écrire à des professionnels sans leur accord préalable est permis en France, à trois conditions rappelées par la CNIL : le message doit concerner leur métier, ils doivent être informés de l’usage de leur adresse, et chaque e-mail doit leur permettre de s’y opposer simplement et gratuitement. Pour des particuliers, il faut leur consentement avant le premier message.
Sur Prisme, la chaîne ne garde que des fonctions de décision dans des réseaux de franchise, vérifie une liste d’opposition avant chaque ajout, envoie trois e-mails au plus par personne et dix par jour. Les envois partent d’un domaine distinct de celui du cabinet, pour protéger sa messagerie principale.
Les limites
- Une automatisation peut cesser de fonctionner lorsqu’un service modifie son API. Elle doit être surveillée, avec une maintenance prévue.
- Les outils branchés ont leur propre abonnement : base de prospects, envoi d’e-mails, CRM. Je vous donne leur coût avant de commencer.
- Automatiser une tâche qui change chaque semaine est contre-productif : la méthode de travail doit d’abord être stabilisée.